Apparaatskosten

In dit hoofdstuk Apparaatskosten wordt gerapporteerd op de voortgang en ontwikkeling van  capaciteits(kosten). Daarnaast wordt een toelichting gegeven op diverse personele kengetallen.
Verder wordt gerapporteerd over ontwikkelingen binnen wet- en regelgeving die van invloed zijn op personeel en arbeid.

Toelichting op personele kengetallen en capaciteitskosten

Tabel personele kengetallen

Er zijn enkele kleine mutaties zichtbaar binnen de formatie en bezetting ten opzichte van de Burap 2015. Het aantal formatieplaatsen is licht gestegen evenals de bezetting. De formatieruimte (104 fte) is gelijk gebleven ten opzichte van de Burap. De formatieruimte wordt in belangrijke mate gebruikt voor dekking van externe inhuur en het opvangen van alle kosten die vallen onder het capaciteitsbudget.  

Tot en met september 2015 zijn 61 nieuwe medewerkers ingestroomd. Het instroompercentage komt daarmee op 5,2%.

Ziekteverzuim
Het verzuim stijgt in 2015 ten opzichte van 2014. Het gemiddeld verzuimpercentage bij Zaanstad over de eerste negen maanden van 2015 is 6,0% ten opzichte van 4,7% over dezelfde periode vorig jaar.
In het eerste kwartaal van 2015 was landelijk een stijging te zien in alle branches vanwege de griepgolf in de winter. Nu bij Zaanstad de stijging zich ook na het eerste kwartaal heeft doorgezet, zijn er dus ook nog andere oorzaken.

Met een planmatige aanpak wordt ervoor gezorgd dat het verzuim zo snel mogelijk weer wordt teruggebracht naar een lager niveau, waarbij met name de aandacht gericht is op de aspecten werkdruk en de optimalisering van het verzuimmanagement.  

Voorts is de aandacht is erop gericht om het verzuim te verlagen en aandacht te besteden aan beïnvloedbaar en niet-beïnvloedbaar verzuim.  Dit gebeurt door bijvoorbeeld specifieke verzuimdoelstellingen per afdeling vast te stellen, gerichte acties te zetten op beheersing van het middellange verzuim, het houden van trainingen voor het omgaan met privé/werkbalans voor medewerkers en training voor leidinggevenden in het houden van verzuimgesprekken.

Voorziening boventalligen
Ten tijde van de Najaarsrapportage zijn er vijf medewerkers met de status boventalligheid. Vier boventalligen zijn in- of extern voor een langere periode gedetacheerd.
Daarnaast hebben deze boventalligen een versterkt begeleidingstraject aangeboden gekregen. Het huidige begeleidingstraject is onderzocht en op verschillende  aspecten aangepast. Naar verwachting zal  door deze aanpassingen een structurele uitkomst voor de boventalligen gerealiseerd kunnen worden. De salariskosten van de boventalligen worden betaald uit een speciaal daarvoor gevormde voorziening. Ten tijde van de Najaarsrapportage is de hoogte van de voorziening toereikend voor deze salariskosten.

Opleidingen
In het najaar van 2014 is een inschatting gemaakt van de ontwikkelopgave van de organisatie. Op grond van deze inschatting is bij de Burap 2015 extra budget aangevraagd voor opleidingen. Dit extra aangevraagde budget is dit jaar niet benut, omdat veel initiatieven die voor dit jaar waren voorzien, getemporiseerd zijn vanwege ontwikkelingen en inbedding van hervormingen in verschillende sectoren. Bedoelde opleidingen zijn nog steeds van toepassing binnen de ontwikkelopgave, maar zullen niet eerder dan in 2016 kunnen worden ingepland.

Door het aantrekken van een full time adviseur Opleiding en Ontwikkeling kunnen opleidingsinitiatieven met meer vaart worden opgenomen en uitgevoerd. Daarnaast is duidelijk geworden dat in 2016 een digitaal opleidingsplatform beschikbaar komt, waardoor het opleidingsaanbod effectiever aangeboden wordt. Daarmee kan sneller worden ingespeeld op de vraag.

Zowel de behoefte aan opleidingen als het aanbod, waaronder versterking van de infrastructuur in de vorm van leerlijnen, zijn geënt op reële voornemens, maar blijken nog niet volledig haalbaar in 2015. Voorgesteld is een deel van de onderschrijding van het extra aangevraagde budget voor opleidingen, te weten € 396.000, te laten vrijvallen ten gunste van de algemene middelen.

Tabel capaciteitskosten

*)      Bij het opstellen van de Jaarrekening 2014 en de primaire begroting 2015-2018 was de nieuwe inhuurspecificatie niet
       beschikbaar. Voor vergelijkingsdoeleinden is dit alsnog gespecificeerd.
**)    Salariskosten is exclusief B&W en Raad en inclusief salariskosten van boventalligen. De salariskosten van boventalligen
      zijn niet begroot. Voor deze salariskosten  is een voorziening gevormd. De salariskosten én de ontvangen baten door
      detacheringen van boventalligen worden verrekend met deze voorziening.

Burap versus Najaarsrapportage
Zoals bij de Burap is toegelicht wordt vanaf 2015 gewerkt met verschillende inhuurcategorieën om de raad inzicht te bieden in de redenen van inhuur en de verdeling en ontwikkeling van de werkelijke inhuurkosten over deze categorieën. Zoals ook eerder is gemeld wordt op de kostensoort inhuur niet specifiek begroot. Dit is vooral zichtbaar bij de inhuur vanwege ziekte en vacatures waar het personeelsbudget niet incidenteel wordt omgezet naar inhuurbudget. Uit de stand van de werkelijke kosten op alle vier de inhuurcategorieën te samen valt in te schatten dat we dit jaar meer kosten aan inhuur gaan besteden dan vorig jaar. Kosten die gedekt worden uit het personeelsbudget en door middel van andere dekkingsbronnen zoals projectgelden en subsidies. De ontwikkeling van inhuur vanuit de opgaven goed te onderbouwen. Het capaciteitsbudget is met instemming van de raad eerder dit jaar opgehoogd met € 2 mln. vanwege hogere uitvoeringskosten om de transformatie in het kader van de drie decentralisaties te kunnen uitvoeren (Jeugdzorg, AWBZ en de Participatiewet) en om de uitvoering van de groei van het aantal bijstandsgerechtigden te kunnen bekostigen. De druk om de prestaties te realiseren binnen het maatschappelijk werkveld is dusdanig dat de inhuur op meerdere fronten c.q. voor meerdere prestaties nodig is. Naast het maatschappelijk werkveld vindt er ook bij andere onderdelen van de organisatie inhuur plaats. Bijvoorbeeld vanwege het in stand houden van de flexibele schil ten behoeve van nog in te vullen bezuinigingen en vanwege het feit dat door de krapte op de arbeidsmarkt de specialistische functies moeilijk in te vullen zijn.

WW-budget
Bij de Burap 2015 is al gemeld dat het begrote WW-budget voor 2015 waarschijnlijk niet toereikend zou zijn. Actualisering van de gegevens laat zien dat het WW-budget voor € 132.000 moet worden bijgesteld. De redenen van de hoger uitvallende WW-kosten zijn o.a. de WW-aanspraken van voormalige brandweermedewerkers conform de gemaakte afspraken bij de regionalisering van de brandweer,  de uitwerking van het aantal beëindigde tijdelijke contracten en aanspraken op WW na het aflopen van de periode van boventalligheid. Daarnaast zijn er meer kosten gemaakt bij de begeleiding van ex-werknemers.

Ontwikkelingen op het gebied van personeel en arbeid

Salarisontwikkelingen
In het pensioenakkoord van 2014 zijn de pensioenen van alle overheids- en onderwijssectoren per 1 januari 2015 versoberd. Dit leidt onder andere tot een lagere premie voor werkgevers ('premievrijval'). De VNG en vakbonden waren sinds december 2014 in gesprek over de besteding van de premievrijval. Door de daling van de ABP-werkgeverspremie is een loonstijging mogelijk.

Gemeenteambtenaren hebben daarom een eenmalige uitkering van 0,74% van het jaarsalaris op peildatum 1 oktober 2015 ontvangen. Daarnaast ontvangen de gemeenteambtenaren een eenmalige uitkering van 0,74% van het jaarsalaris op peildatum 1 juli 2016. Elke medewerker die op die datum in dienst is van de gemeente, heeft recht op de eenmalige uitkering.

Voorts is een loonstijging van 1,4% per 1 januari 2016 voorzien. Echter, de loonruimteovereenkomst is boven-sectoraal en is niet een nieuwe Cao Gemeenten. Het Landelijk Overleg Gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden (LOGA) gaat over de uitvoering van de overeenkomst voor de sector gemeenten. Gemeenten moeten nog wachten op bericht van het LOGA over deze uitvoering van het deel van de loonruimteovereenkomst.

Voorwaardelijke omzetting
De eenmalige uitkering in 2016 van 0,74% van het jaarsalaris wordt omgezet in een structurele salarisverhoging van 0,74% als vóór 1 juli 2016 een nieuwe cao Gemeenten is afgesloten. De gesprekken hierover starten in het vierde kwartaal van 2015.

Werkkostenregeling
Per 1 januari 2011 is door de rijksoverheid de werkkostenregeling (WKR) geïntroduceerd met als doel een administratieve lastenverlichting te bewerkstelligen. De hoofdregel van de WKR is dat alle vergoedingen en verstrekkingen die in het kader van de dienstbetrekking worden toegekend,  tot het loon van de ambtenaar cq. politieke ambtsdrager worden gerekend. Daarmee zijn het belaste vergoedingen of verstrekkingen: de ambtenaar cq. politieke ambtsdrager betaalt er loonheffing over.

Op deze hoofdregel zijn er drie uitzonderingen:
a. Gerichte vrijstelling
b. Nihilwaardering.
c. Algemeen forfait (ook genoemd: vrije ruimte)

De werkgever kan bepaalde zaken die vallen onder gerichte vrijstellingen onbelast blijven vergoeden en/of verstrekken, hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld studie- en opleidingskosten. Daarnaast is een aantal voorzieningen (voornamelijk gebonden aan de werkplek) nihil gewaardeerd. De belastingdienst bepaalt welke vergoeding en verstrekkingen onder deze categorieën vallen.

De vrije ruimte is maximaal 1,2 % van de totale fiscale loonsom en mag besteed worden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen ten behoeve van de werknemers. Voor Zaanstad gaat het hierbij om een bedrag van ongeveer € 700.000,--. Naast een aantal wettelijk voorgeschreven looncomponenten, zoals bijvoorbeeld de onkostenvergoedingen voor raadsleden en wethouders, mag de werkgever zelf bepalen welke looncomponenten onder de forfaitaire ruimte vallen. Zaanstad heeft ervoor gekozen om in ieder geval het fietsenplan en de vergoeding ziektekosten in de vrije ruimte onder te brengen.
Indien de ruimte wordt overschreden, betaalt de werkgever over de overschrijding loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Ten tijde van de Najaarsrapportage is de verwachting dat Zaanstad voor 2015 binnen deze vrije ruimte blijft .

De invoering van de werkkostenregeling is met ingang van 1 januari 2015 verplicht gesteld.

Transitievergoeding
Bij de Burap 2015 is uitleg gegeven over de transitievergoeding vanuit de veranderingen rond de Wet Werk en Zekerheid (WWZ). Dit is een vergoeding die door werkgevers moet worden betaald aan een werknemer bij het einde van een dienstverband van minimaal twee jaar. Dit speelt een rol bij externe medewerkers en hun werkgever (het uitzendbureau of detacheringsbureau). De uitlener kan de kosten van transitievergoedingen doorbelasten in hun tarieven.

Nu blijkt dat de financiële effecten van deze transitievergoedingen minimaal zijn, doordat de meeste leveranciers deze kosten niet direct doorberekenen aan Zaanstad. Voor de enkele leverancier waarvoor dat wel geldt, zijn afspraken gemaakt. Daarbij gaat het om transparante communicatie naar de organisatie over transitiekosten bij de inhuur of de verlenging van externen.

Uitvoering eigenrisicodragerschap Ziektewet
Sinds 1 januari 2014 zijn werkgevers financieel verantwoordelijk voor de Ziektewet
uitkeringen die aan 'vangnetters' worden toegekend. Dit zijn medewerkers die ziek uit dienst gaan,
of kort daarna ziek worden (nog voor zij een WW uitkering hebben aangevraagd). Zaanstad stond voor de keuze om de begeleiding van zieke ex-werknemers door het UWV te laten uitvoeren tegen betaling van een hoge premie of om het eigen risico te dragen.
Het eigen risicodragen (hierna ook wel ERD) houdt niet alleen in dat de uitkeringslast door de ex-werkgever gedragen wordt, maar ook dat de Ziektewet moet worden uitgevoerd, van berekenen tot
beschikken tot begeleiden van de zieke ex-medewerkers. Zaanstad heeft hiervoor niet de expertise
of capaciteit. Deze taak is daarom uitbesteed aan een externe partij.

Per 1 juli 2014 is besloten tot het eigen risico dragen. Rekening houdend met verschillende scenario’s bleek dat het eigen risico dragen zou leiden tot een besparing van minimaal € 88.000 t.o.v. een te betalen premie aan het UWV voor begeleiding van zieke ex-werknemers.
Voor 2015 is een budget van €175.000 vastgesteld als dekking voor de uitkeringslasten Ziektewet (ZW) en de kosten van de externe partij voor begeleiding van de zieke ex-werknemers.
Bij de Najaarsrapportage blijkt dat de instroom van zieke ex-werknemers dermate laag is, dat het budget met € 100.000 kan worden bijgesteld.